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Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement ist die Planung, die Überwachung, die Steuerung und der Abschluss eines Projekts. Wie diese Tätigkeiten konkret durchzuführen sind, beschreiben Projektmanagementsysteme. Ein Projektmanagementsystem besteht typischerweise aus:

  • Prozessbeschreibungen
    (z.B. für die Übergabe von Arbeitspaketen)
  • Wissensgebieten
    (z.B. Kostenmanagement)
  • Rollenbeschreibungen
    (z.B. für den Projektleiter)
  • Methoden
    (z.B. Earned Value Analyse)
  • Vorlagen
    (z.B. Projektstatusbericht)
  • Weiteren Managementsystemen oder Verweisen auf anzuwendende Managementsysteme
    (z.B. Qualitätsmanagementsystem)

Themengebiete im Projektmanagement

Projektmanagement umfasst als Querschnittsaufgabe vielfältige Themengebiete. Je nach Projektart und Branche werden bei einem Projekt diese Themengebiete unterschiedliche Priorität haben.

Initiierung und Projektstart

Zwar beginnt ein Projekt formal erst mit der Erteilung des Projektauftrags durch den Auftraggeber an den Projektleiter, aber die Stakeholder eines Projekts stellen entscheidende Weichen für die anschließende Durchführung bereits im Vorfeld eines Projekts. Neben Auftraggeber und Projektleiter zählen zu den wesentlichen Entscheidungsträgern das Programm-Management, das Projektportfoliomanagement, die Unternehmensleitungen und die Finanziers eines Projekts.

Eine exakte Zieldefinition ist einer der wichtigsten Schritte innerhalb der Projektinitiierung. Erst durch ein eindeutig definiertes Projektziel wird eine realistische Planung möglich. Zur Zieldefinition können die Entwicklung eines Business Cases, die Ausarbeitung eines Lastenhefts und die Gestaltung eines Projektauftrags gehören. Möglicherweise ist auch ein moderierter Workshop aller Projektbeteiligten sinnvoll, z.B. in Form eines Kick-Off-Meetings.

Im Laufe der Initiierung und des Starts eines Projekts findet mindestens die Projektplanung statt. Dringend zu empfehlen ist darüber hinaus eine Risikoanalyse.

Planung

Die Planung eines Projekts zählt neben Überwachung und Steuerung zu den drei Kernaufgaben des Projektleiters. Der Projektplan ist die ausschlaggebende Referenz, mit der alle Ist-Größen (z.B. entstandene Kosten) verglichen werden.

Zur Projektplanung gehören:

  • Planung des Leistungsumfangs,
    d.h. welche Werke (auch „Produkte“, „Deliverables“, „Liefergegenstände“ genannt) im Projekt erstellt werden müssen.
  • Terminplanung,
    d.h. für Phasen, Meilensteine, Arbeitspakete und Vorgänge werden Termine und zeitliche Abfolgen geplant.
  • Kostenplanung,
    d.h. der voraussichtliche Kostengang des Projekts muss geschätzt werden.
  • Planung der Finanzierung,
    d.h. die Deckung der Projektkosten muss geregelt werden.
  • Ressourcenplanung,
    d.h. Mitarbeiter, Maschinen, Sachmittel und Infrastruktur müssen für das Projekt reserviert werden.

Alle Pläne sind stark voneinander abhängig und müssen aufeinander abgestimmt werden.

Für die Projektplanung gibt es eine Reihe von Methoden, wie z.B. die Projektstrukturplanung oder die Netzplantechnik.

Überwachung und Steuerung (Controlling)

Ein Projekt ohne Controlling ist wie Auto fahren nach Gehör – der Crash ist vorprogrammiert. Um das Projekt auf der Spur zu halten, muss der Projektleiter beständig Soll- und Ist-Daten im Blick haben. Die Überwachung und Steuerung verknüpft deshalb alle Projektmanagementprozesse bei der Projektdurchführung.

Termintreue, inhaltlicher Fortschritt und Kostentreue sind permanent zu überprüfen. Hierbei geht es nicht um Mitarbeiterkontrolle oder Erbsenzählerei. Die Kunst besteht darin, aussagefähige Daten zu erheben, um bei Planabweichungen geeignete Korrekturmaßnahmen einleiten zu können. Hierzu gehört die Beobachtung des Projektfortschritts und der Vergleich mit der Projektplanung. Berichte und andere Projekttexte müssen deshalb so verfasst werden, dass die Projektverantwortlichen möglichst frühzeitig Abweichungen erkennen können, um Steuerungsmaßnahmen entwickeln und ergreifen zu können.

Leistungsbewertung, die Erstellung von Prognosen und die Entscheidung über Steuerungsmaßnahmen sind die wesentlichen Tätigkeiten des Projektleiters, für die ihm eine Reihe spezifischer Projektmanagement-Methoden zur Verfügung stehen, wie z.B. die Earned Value Analyse (s.u.).

Die Führungsaufgabe eines Projektleiters besteht darin, die Überwachung und Steuerung eines Projekts mit dem Projektteam umzusetzen. Hierfür benötigt er entsprechende Soft Skills, wie z.B. Kommunikationsfähigkeit (s.u.).

Projektabschluss

Zentrale Aufgabe des Projektabschlusses ist für den Projektleiter, vom Auftraggeber die Abnahme der Projektergebnisse einholen. Darüber hinaus muss er aber auch das Projektteam auflösen, eine Nachkalkulation erstellen und Erfahrungswerte sichern. Weiterhin muss er einen Projektabschlussbericht erstellen und alle Dokumente des Projekts, z.B. die Lister der offenen Punkte, überprüfen und so abschließen, dass sie für eine spätere Revision zur Verfügung stehen.

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