Moderne Personalarbeit
HR-Optimierung – Wir bringen Ihre HR an die Spitze!
Das Thema Personal ist seit Jahren ein zentrales Thema für Unternehmen. Gerade heute, wo das Thema Fachkräftemangel in aller Munde ist wird es immer wichtiger Wissen und Erfahrung im Unternehmen zu halten, zu fördern und auf- bzw. auszubauen.
Und auch die Ausbildung weiteren Nachwuchses ist eine große Herausforderung.
Nur die Unternehmen die für Mitarbeiter attraktiv sind werden in Zukunft im Wettbewerb bestehen. Deshalb ist es immens wichtig hier mit modernen Methoden zu arbeiten.
Ich biete Ihnen:
-Recruiting- & Selektionsunterstützung
-Vermittlung von Freiberuflern, Mitarbeitern in ANÜ und Interimsmanagern
-Methodenberatung im HR Umfeld
-Einführung toolgestützter Personalauswahl
-Managed Service Programme
-Steuerung nach SLA’s und KPI’s
Managed Service Programme – Info’s auf Anfrage
Wettbewerbssteigerung durch strategische Personalplanung
HR & Zeitarbeit
Das wichtigste Unternehmenskapital sind Mitarbeiter. Es ist langwierig Mitarbeiter mit den richtigen Kompetenzen, Erfahrungen und Qualifikationen zu finden, so dass oft auf die Dienste externer Anbieter wie Zeitarbeitsagenturen, Arbeitsämter und Personalvermittlungsfirmen zurückgegriffen wird.
Wir helfen Ihnen bei der Analyse ihrer Ausgaben für Arbeitsvermittlung und der Realisierung von Einsparungen bei gleichzeitiger Beibehaltung des Service-Angebots.
Zeitarbeit/Arbeitnehmerüberlassung
Die starke gesetzliche Regulierung beim Einsatz Externer, sei es bei AÜG, Werk- oder Dienstverträgen, wurde durch die am 1. April 2017 in Kraft getretene Reform des AÜG noch komplexer und führt zu neuen Risiken und Aufgabenstellungen für die Unternehmen.
Kostentransparenz
Zeitarbeit bietet seit Equal Pay, keine Kostenreduktion mehr, da durch eine gleiche Basis die Verrechnungspreise oft über den Vollkosten eines Unternehmens liegen. Dennoch können diese Kosten durch die richtigen Konzepte reduziert und eine Kostentransparenz für die Unternehmen erreicht werden.
Personalengpass
Früher war es möglich, aus einer Vielzahl von Profilen die passenden Zeitarbeiter in Ruhe auszusuchen. Heute müssen Unternehmen schnell und ggf. auch variabel auf die deutlich geringere Anzahl an Profilen reagieren. Je professioneller und partnerschaftlicher die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Dienstleister ist, umso besser ist in der Regel auch die Besetzung von offenen Stellen. Zudem kann so die Fluktuation der Arbeitnehmer deutlich reduziert werden. Auch können durch die enge Kooperation mit den Dienstleistern Vakanzen dauerhaft geschlossen werden.
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Zeit einsparen: Arbeitsprozesse überdenken und optimieren
Im HR-Bereich geht oft wertvolle Zeit verloren. Hier einige Beispiele an welchen Stellen Zeitfresser lauern und wie man Zeit einsparen könnte.
„Zettelwirtschaft“ und Papierkram reduzieren
In vielen Firmen (insbesondere KMU) werden Arbeitszeiten noch manuell erfasst und ausgerechnet. Ähnlich verhält es sich mit Urlaubsanträgen in Papierform, die anschließend vom zuständigen Personalmitarbeiter in den Computer eingetippt werden. Solche Routineaufgaben lassen sich durch den Einsatz spezieller Softwarelösungen automatisieren.
Unnötige Tätigkeiten von der Arbeitsliste streichen
Oft werden Berichte angefertigt, die ungelesen bleiben. Bei anderen Ausarbeitungen wie Power Point Präsentationen etc. ist zu hinterfragen, ob sich der hohe Arbeitsaufwand lohnt.
Dokumentenablage hinterfragen
Werden HR-Unterlagen neben der digitalen Archivierung noch ausgedruckt und abgelegt, ist dies unnötig und zeitfressend.
Doppelte Dateneingabe verhindern
Immer da wo verschiedene HR-Softwaresysteme unabhängig voneinander arbeiten und keine gute Schnittstelle vorhanden ist, verlieren Personalmitarbeiter wertvolle Zeit durch Doppeleingaben. Hier helfen ganzheitliche Personalmanagement-Systeme , die alle relevanten HR-Daten zentral speichern.
Zeitintensive Personalaufgaben an Experten auslagern
Personalaufgaben, die viel Zeit kosten, aber wenig Wertschöpfung bringen, können extern vergeben werden. So ließe sich beispielsweise das Kosten-Nutzen-Verhältnis der Lohnabrechnung optimieren und interne Mitarbeiter hätten mehr Zeit für strategische Aufgaben.
Software als technisches Hilfsmittel installieren
Im Personalwesen wird viel Zeit in das Ausstellen von Bescheinigungen aller Art aufgewendet. Moderne Software-Lösungen können hier viel Zeit einsparen.
Beispiele für Digitalisierung sind:
- Personal- und Stellenplanung
- digitale Personalakte (Daten, Termine und Fristen verwalten)
- Lohnbuchhaltung, Entgeltabrechnung, Reisekostenabrechnung
- Urlaubsplanung
- Zeiterfassung (Arbeitszeit und Abwesenheitszeiten aufzeichnen)
- Rekrutierung
Personalmitarbeiter mit dem IT-System vertraut machen
Das beste IT-System nützt nichts, wenn die Mitarbeiter es nicht bedienen können. Dann wird wieder auf herkömmliche Instrumente wie Excel ausgewichen, um Aufgaben auszuführen, die sich mit Komplettlösung schneller erledigen ließen. Hier schaffen regelmäßige Schulungen Abhilfe.
Zeitintensive Arbeitsabläufe überdenken
Es gibt zeitraubende Tätigkeiten, die sich leider weder automatisieren noch streichen lassen. Hier kann es hilfreich sein, zu überlegen, ob und wie man die Prozesse effizienter gestalten und vereinfachen kann.
Aufgaben definieren und sinnvoll aufteilen
Zeitverschwendung kann auch aus schlechter Definition der zu erledigenden Aufgabenbereiche resultieren. Hier müssen zusammenhängende Tätigkeiten zentralisiert werden und doppelte Arbeit muss durch eine klare Aufgabenverteilung vermieden werden.
Personalprozess
Ein Ablauf, der auf das betriebliche Personalwesen ausgerichtet ist, auch als personalwirtschaftlicher Prozess bezeichnet. Kann ein Geschäftsprozess oder ein Führungsprozess sein.
Auch in der Praxis haben heute Prozessbetrachtungen einen steigenden Stellenwert. Denn auch hier müssen Prozesse laufend angepasst werden und ein Umdenken hat eingesetzt. Die Anforderungen an prozessbezogenes Denken werden künftig immer mehr steigen. Personalprozesse lassen sich ganz unterschiedlich strukturieren. Man kann grob, folgende Personalprozesse unterscheiden.
Ebenenbezogene Personalprozesse
Beziehen sich auf die betrieblichen Hierarchieebenen. Beispiele für Prozessarten:
- Der Gesamtprozess des Personalwesens, verantwortlich ist der Top-Manager der Personalwirtschaft.
- Bereichsprozesse des Personalwesens, wie z.B. Personalplanung, Personalbeschaffung…Hier sind meist Personal- oder Bereichsleiter zuständig.
- Gruppenprozesse, meist sachbezogene Prozesse z.B. im Lohnbüro.
- Einzelprozesse die an einer einzelnen Stelle anfallen und i,d.R. von einem Personalsachbearbeiter erledigt werden.
Die Gestaltung solcher Personalprozesse ist Expertensache.
Bereichsbezogene Personalprozesse
Bestehen aus mehreren Phasen wie Personalplanung, Personalbeschaffung, Personaleinsatz und Personalwirtschaftskontrolle. Hier sind zu unterscheiden:
- Personalplanungsprozesse, die vorausplanen
- Personalbeschaffungsprozesse, welche Bereitstellungsmaßnahmen umfassen, z. B. Prozesse der Personalanforderung, der Bewerbungsbearbeitung, der Vorauswahl bzw. der Personalauswahl.
- Personaleinsatzprozesse, vom Personalzugang bis zum Personalabgang
- Personalwirtschaftskontrollprozesse, zur Überwachung und Untersuchung des betrieblichen Personalwesens
Begleitende Personalprozesse
Unterstützen die o.g. Kernprozesse. Beispiele sind:
Personalverwaltungsprozesse, Personalbeurteilungsprozesse, Personalentwicklungsprozesse, Personalentlohnungsprozesse und Personalbetreuungsprozesse.
Übergreifende Personalprozesse
Bereichsleiter ist verantwortlich und wird vom Personalcontrolling unterstützt.
Der Prozess des Personalcontrolling ist dem personalwirtschaftlichen Prozess parallel- bzw. übergelagert.
Optimierung von Personalprozessen
Das Hauptziel der Personalabteilung ist heute ein intelligent geführter, aktiver und innovativer Bereich zu sein, der maßgeblich am Erfolg des Unternehmens beteiligt ist. Die Optimierung hat u.a. folgende personalwirtschaftliche Ziele:
- Kosten senken
- Prozessqualität erhöhen
- Durchlaufzeiten verkürzen
- Prozessbezogenen Innovationen steigern
- Termingerechte Personalarbeit anstreben.
Insgesamt müssen alle Aktivitäten ökonomisch vertretbar sein, d. h. das Verhältnis von Output zu Input muss in einer angemessenen Relation stehen.
Das Personal ist auf das Prozessdenken vorzubereiten und zu schulen. Erst wenn organisatorisch alles „rund läuft“, ist es sinnvoll, eine personalwirtschaftliche Software einzuführen. Software unterstützt den neuen personalwirtschaftlichen Denkansatz und kann somit zusätzlich zum Geschäftserfolg des Unternehmens beitragen.
Strategien und Konzepte zur Personaloptimierung
Das Personalwesen ist nur eine von vielen Organisationseinheiten in einem Unternehmen, aber eine wichtige! Das “Rezept” für ein erfolgreiches Personalwesen basiert auf einer gründlichen Bedarfsanalyse, umfassendem Recruitung, guten Onboarding Maßnahmen sowie einer konstant guten Mitarbeiterbetreuung.
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